Comité Local de Organización
Comité Local de Organización
Propósito: Proveer facilidades físicas, financieras y otros arreglos para una Reunión Anual productiva y confortable.
Responsabilidades del Director del Comité: La primera responsabilidad debe incluir la selección del lugar de reunión y el nombramiento de miembros de apoyo. Considerar transporte, comodidad, localización, facilidades, tamaño de los salones de reunión y otros eventos especiales. Si es posible comparar varios hoteles y solicitarles ofertas. Determinar si hay un costo extra para los salones de reunión. Considerar el tamaño de las salas y la acústica de los salones de reunión. Verificar la disponibilidad de pasadizos o corredores para exhibiciones. La consideración más importante debe ser el tamaño y la localización de los salones de reunión. Determinar si un dormitorio es provisto por cada 50 reservados para los asistentes.
Nombramientos de Sub-Comités: La siguiente es una lista parcial de programas de sub-comités que el Director del Comité Local de Organización debe considerar para nombramiento. Finanzas es el más importante y el Director del Comité Local de Organización debe prestarle completa y pronta atención. Determinar si el hotel proporciona equipo audiovisual gratuito.
Finanzas
Inscripción y Alojamiento
Equipo y Control de Tiempo de las Presentaciones
Banquete y Entretenimiento
Paseos y Eventos Especiales (Excursiones Agrícolas y Programas de Acompañantes)
Relaciones Públicas
Visitantes Especiales y Huéspedes
Actividades Industriales y de Extensión
Exhibiciones
Arreglos Florales Especiales Banquetes, Ceremonia de Inauguración, etc.
Trabajo Artístico
Canastas de Frutas o Flores
Otras Actividades Especiales
Contribuciones: Comenzar el pedido de contribuciones por los menos con un año de anticipación. (Las compañías generalmente desarrollan sus presupuestos con un año de anticipación). Preparar cartas mencionando su propósito, cantidad de apoyo necesario y para que actividades se usará. Solicitar cantidades específicas. Basar las solicitudes en la capacidad de contribución del contribuyente. Preparar cartas originales, personales y firmadas individualmente. No usar cartas fotocopiadas. Invitar a los contribuyentes a participar en la Reunión Anual. Agradecer a los patrocinadores inmediatamente después de recibir su contribución y nuevamente después de la Reunión Anual (solicitar al Presidente de la ONTA, que agradezca las contribuciones con cartas personales.).
PRESUPUESTO DE LA REUNION ANUAL
Lista a considerar
Precio Real
Precio Estimado
Gastos de correo y Envios Previos
Trabajo Artístico, Carteles, Pintura
Materiales
Folders de Inscripción
Transporte Local
Distintivos para Organizadores y Directivos.
Impresión del Programa Científico y del Banquete
Refrigerios y Cafés
Secretarias
Cargos Bancarios
Audiovisuales
Servicio de Cuidado de Niños
Placas
Banquete
Inscripción Gratuita para Invitados Especiales
Flores para el Banquete
PRESUPUESTOS PARA EVENTOS ESPECIALES
Lista a considerar
Precio Real
Precio Estimado
Eventos Especiales y Sociales
Show del Banquete
Hora Especial (antes del Banquete)
Banquete (Vino)
Almuerzo de Acompañantes.
*El costo de ésta lista debe ser cubierto ya sea con contribuciones o cargado directamente a los participantes. Esta no debe ser parte de la cuota de inscripción.
Determinar Actividades Especiales:
Desayuno Especial (fecha, hora, número y costo)
Reuniones de Comités
Banquete (menú, show, costo, hora)
Actividades Especiales (Ecursiones de acompañantes o agrícolas, atracciones, problemas nematologicos especiales, golf, pesca, paseos turísticos)
JUNTAMENTE CON EL DIRECTOR DEL PROGRAMA (VICE-PRESIDENTE)
A. Determinar el menú y el show para el banquete
B. Determinar la hora y el lugar de las reuniones de los comités, presentación de trabajos, inscripción y salas de hospitalidad.
C. Someter a consideración del Director del programa el tamaño de los salones de reunión, antes de la fecha de la Reunión Anual (6 meses). Generalmente, por cada 50 dormitorios reservados por miembros de la ONTA, se consigue un
cuarto gratis. El Primer dormitorio debe ser reservado para el Presidente de la ONTA sin ningún costo. Si se consigue dos cuartos gratis, el segundo debe ser reservado para el Director del Comité de Organización Local, y el tercero para el VicePresidente.
D. Ordenar café, jugo de naranja, gaseosas, agua y bocadillos para las Reuniones del Comité Ejecutivo.
PREPARAR EL FORMATO DE PRE-INSCRIPCION
El Comité Local de Organización prepara, envía y financia el formato de preinscripción. Solicita a la Secretaria del Directorio de la ONTA la lista de miembros, tres meses antes del envío de los formatos. Incluye la frase “Miembros y Otros Participantes a la Reunión Anual de la Organización de Nematólogos de los Trópicos Americanos, Inc. están requeridos” a inscribirse. Envía el formato de preinscripción, a los participantes, 4 a 6 meses antes de la fecha de la Reunión Anual. Usa cuentas bancarias separadas para los cooperadores y para las cuotas de inscripción. Somete un estado de recibos y facturas al Presidente inmediatamente después de la Reunión.
HOJA PRESUPUESTO PARA LA ONTA
(No Incluye Contribuciones, Presupuestadas Separadamente)
Recibos:
Incripción
Regular
Tardía
Estudiante
Banquete y esposas (Otras Actividades)
Excursiones y Eventos Especiales
Cuotas de Exhibición
Gastos
Reunión
Programas y Compendios
Gastos de Correo
Secretaría
Refrigerios y Cafés
Materiales
Folders de Inscripción
Cena de Banquete, Invitados sin pagar
Programas
Placas de Premios
Tours Especiales
Exhibiciones
Materiales
Servicio Fotográfico
Hojas de Presupuestos para Cooperadores Especiales
Recibos
Donaciones de compañías
Gastos
Show del Banquete
Horas Especiales
Eventos Sociales
Transportes
Programa de Esposas
Otras Actividades
PERSONAS PREMIADAS POR ONTA