Secretario/a

Secretario/a

El/La Secretario/a de la Organización es elegido/a por voto por correspondencia por un período de tres años y puede servir múltiples períodos en el cargo.

Responsabilidades Generales:

– Asume el cargo al final de la Reunión de Negocios en el Congreso Anual de la Organización.

– Es miembro del Comité Ejecutivo.

– Redacta las actas de las reuniones del Comité Ejecutivo y la Reunión de Negocios y distribuye las actas a todos los miembros inmediatamente.

– Mantiene un archivo actualizado de toda la correspondencia de la Organización y del Comité Ejecutivo.

– Revisa el “Manual de Operaciones” de la Organización según dispuesto por el Comité Ejecutivo.

– Envía material a los archivos de la Organización por lo menos una vez al año.

– Mantiene una lista correcta y actual de los miembros.

– Envía listas de los miembros a los editores de NEMATROPICA y de la CARTA INFORMATIVA al Presidente, Director del Comité de Arreglos Locales y otros miembros que lo soliciten.

– Contesta la correspondencia general perteneciente a la Organización.

– Guarda registros de los recibos y pagos hechos por los miembros, agencias de suscripción, bibliotecas, etc.

– Recibe las cuotas y las envía al Tesorero.

– Recibe los informes de los comités para su distribución en el Congreso Anual.

– Prepara los votos para la elección del Vice-Presidente/a y Secretario/a tan pronto como sea posible después del Congreso Anual. (Candidatos para Vice-Presidente deben enviar su fotografía y Curriculum vitae a la Secretaría inmediatamente después de la notificación y aceptación para facilitar el envío de los votos a los miembros juntamente con los avisos de pago. Si este material es inmediatamente recibido, se dispondrá de tiempo para imprimir los votos). Este envío por correo no debe ser más tarde de Diciembre o principios de Enero.

– Cuenta los votos y notifica a los candidatos y al Presidente de los resultados de las elecciones.

– Envía avisos por los menos con seis meses de anticipación sobre las próximas reuniones de la ONTA en la CARTA INFORMATIVA de la Sociedad de Nematólogos, Noticias Fitopatológicas y otros medios apropiados.

– Provee una copia del “Manual de Operaciones” de La ONTA a todos los funcionarios y directores de comités.

– Prepara el informe anual del Secretario.

EJEMPLO
INFORME DEL SECRETARIO

La Organización de Nematólogos de los Trópicos Americanos, Inc. tiene 384 miembros. Esto incluye miembros individuales así como institucionales. Los avisos de pago de las cuotas fueron enviados al comienzo de Enero del 1988. Los votos para Vice-Presidente fueron enviados más tarde. Los votos fueron contados el 6 de Octubre del 1988. Dr. Charles Heald fue elegido Vice-Presidente para asumir el cargo en 1989­90. Se recibió y contestó apropiadamente la correspondencia. Los avisos de pago de las cuotas y votos para la elección de Vice-Presidente serán enviados en Diciembre de este año o al comienzo del 1989. Es preferible enviar los votos conjuntamente con los avisos de pago para ahorrar tiempo, esfuerzo y gastos. Gracias a todos por su cooperación en 1988. Necesitamos miembros!

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Secretario

EJEMPLO
ACTAS DE LA REUNION DE NEGOCIOS

SANTIAGO, CHILE – 1987

La XIX Reunión Anual de la Organización de Nematólogos de los Trópicos Americanos fue organizada en el Crown Plaza Holiday Inn en Santiago, Chile del 18 al 23 de Octubre, 1987. La Reunión comenzó a las 4:14 p.m. presidida por el Dr. Parviz Jatala como Presidente. El Dr. Alejandro Ayala fue designado Parlamentario y se solicitó al Dr. Manuel Canto redactar el Acta en representación de Peggy King.

El Dr. Jatala dio un mensaje de agradecimiento a los miembros por su cooperación y ayuda durante el período de su cargo. El dio gracias especiales a la Prof. Adelina Valenzuela y a la Prof. Elena Dagnino por su ayuda en la Organización de la XIX Reunión Anual. La Prof. Adelina Valenzuela dió un informe económico preliminar de la Reunión y el Dr. Rodriguez­Kabana felicitó a los Organizadores locales. El de la Reunión de Negocios realizada en Orlando, Florida en 1986, fue leia y aprobada. Se aprobó una moción para aceptar los informes del Comité Ejecutivo como estaban escritos y el informe de la Secretaria fue leído en nombre de Peggy King quien estuvo ausente. Estos informes deberán publicarse en la CARTA INFORMATIVA de la ONTA y estar disponibles a todos los miembros. Dr. Jimmy Rich dió el informe del Comité de Miembros Patrocinadores, el del Comité de Premios y Honores y el del Comité del Premio Especial “Rhone Poulenc”. Dr. Amegda Overman dió el informe del Archivo y señaló que se había colectado muy poco material. Se recomendó a los comités de Arreglos Locales de Congresos pasados, ex­presidentes y a todos los miembros que envíen material para el archivo.

El Dr. Jatala también informó sobre el Primer curso Internacional en Nematología organizado por la ONTA en el 1987 y su éxito. Se discutió sobre el curso felicitando a los miembros de la ONTA, CIP y a la Universidad de Chile por el éxito del curso y se aportaron sugerencias para mejorar cursos como éste en el futuro. Se aprobó una moción para organizar cursos de ONTA en los próximos congresos anuales, si lo solicita el país en donde el congreso se realiza. Este curso debe tener un Comité local de Organización y coordinadores de la ONTA.

También se discutió el Segundo Congreso Internacional de Nematología. Se decidió apoyar la participación de la ONTA en éste evento como un co­organizador junto con la Sociedad de Nematólogos (SON) y la Sociedad Europea de Nematólogos (ESN). También se confirmó que el Dr. Manuel Canto y la Dr. Julia Meredith servirán como representantes de la ONTA ante la Mesa directiva del SCIN.

Se discutió sobre las futuras sedes de la Reunión. El Congreso ONTA 1988 será organizado en San José­Costa Rica y el Congreso 1989 en Tucumán Argentina. También se discutió si la ONTA tendrá dos congresos en 1990, uno en Europa con el SCIN y el otro en algún país en Latinoamérica. Se acordó que está decisión se tomará durante la Reunión de Negocios en Costa Rica. El Dr. Ayala invitó oficialmente para para celebrar la reunión ONTA de las bodas de Plata en Puerto Rico lo cual fue aprobado por aclamación. También se recomendó a los Presidentes futuros celebrar algún congreso de la ONTA en Brazil y en España en 1992 para celebrardo el 5o centenario del descubrimiento de América.

El Dr. Tarjan pidió que se recomendara al Tesorero no demorar el envío de los cheques. Dr. Dickson apoyó la moción y fue aprobada.

Se preguntó sobre la correcta escritura y pronunciación de la palabra nemátodo en Español. El Dr. Canto mencionó que durante el curso de Post­Grado en Nematología en Venezuela el Dr. Oostenbrink consultó a la Real Academia la cual contestó que la palabra debe ser nemátodo de acuerdo con las mismas reglas para las palabras parásito, patógeno, etc. y que ese es el modo más común de pronunciación en los países de habla hispana. Sin embargo en el Diccionario de la Real Academia, Nemátodo es considerado como palabra grave o llana. El Dr. Ayala propuso que el comité ejecutivo debe contactar a la Real Academia para que la palabra nemátodo sea cambiada en el Diccionario siguiendo las reglas y uso común de la palabra nemátodo, varios miembros apoyaron el pedido y fue aprobado por unaminidad.

El Dr. Jimmy Rich juramentó como presidente de la ONTA. La reunión finalizó a las 7.05 p.m.